Administratie

• Compleet omvangrijk CRM-systeem
• Met krachtige zoekopdrachten precies die informatie over de relatie en/of contactpersoon vinden die u nodig heeft
• Meerdere vestigingen per relatie
• Aanmaningen, betalings- en leveringscondities gekoppeld aan relaties
• Relatiegebonden documenten beheren
• Aan relatie en/of contactpersoon gebonden acties en telefoonnotities voor u en uw collegae
• Eenvoudig toekennen aan contactpersoon van login voor uw webshop
• Zeer krachtige module voor het systematisch, geautomatiseerd versturen van SMS-berichten, faxen en e-mail
• Naar aanleiding van uitgebreide zoekcriteria opstellen van mailinglijsten die verwerkt worden tot gepersonaliseerde brieven, faxen, e-mail, etiketten en SMS-berichten
• Overzichtelijke electronische agenda met uitgebreide dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse overzichten. Naar keuze worden persoonlijke of gezamenlijke items getoond
  

Een van de krachtige hoofdmodules van Voffice bestaat uit een omvangrijk relatiebeheer systeem. Grondige zoekopdrachten met uitgebreide zoeksleutels leiden pijlsnel naar de relatie of contactpersoon die u zoekt. Zeer uitgebreide relatie-/contactpersoon informatie, waarbij naast verschillende adressen (bezoek-, factuur-, etc.) ook verschillende vestigingen ingevoerd kunnen worden, staat overal en altijd tot uw beschikking; de koppeling met een routeplanner verzekert u ervan dat u steeds de snelste weg naar uw klanten kunt zoeken en afdrukken. Verder kunt u bij iedere relatie en contactpersoon afbeeldingen toevoegen en in principe oneindig veel extra informatie invoeren, welke u zelf kunt bepalen.
Denk hierbij op relatieniveau aan aanmaningen, betalings- en leveringscondities, kredietlimiet, soort relatie, branche, en nog veel meer.

Op contactpersoonniveau kunt u denken aan privégegevens, functie, etc. Uiteraard horen contactpersonen 'bij' een relatie. Vandaar dat deze twee hoedanigheden in Voffice dan ook steeds gekoppeld zijn, en u met een muisklik tussen deze hoedanigheden kunt wisselen. Evenals contactpersonen zijn ook uitgebreide orderinformatie en relatie-specifieke documenten (denk hierbij aan bijvoorbeeld offertes) aan een relatie gekoppeld. De overzichtelijke opbouw van de relatiekaart geeft door middel van tabbladen direct toegang tot de verschillende onderdelen. Daarnaast zijn acties een belangrijk onderdeel dat gekoppeld is aan een relatie of contactpersoon. Hiermee kunt u voor uzelf en uw collega's vastleggen (met historie) welke acties u/zij dient/dienen te ondernemen met betrekking tot een relatie of contactpersoon.

Telefoonnotities zijn hierbij een specifiek soort actie. Handigheden als het kunnen toekennen aan een contactpersoon van login en wachtwoord voor uw webshop en de mogelijkheid tot het invoeren van voor een relatie of contactpersoon belangrijke (feest)dagen behoren tevens tot de mogelijkheden. Tenslotte bevat ons relatiebeheer systeem een unieke geïntegreerde module voor het systematisch, geautomatiseerd versturen van persoonlijke SMS-berichten, fax en e-mail! Dit alles is gecentraliseerd benaderbaar: iedere gebruiker in iedere vestiging beschikt over dezelfde informatie.

Een uiterst waardevolle module die verband houdt met de relatiebeheer-gegevens is de mailingmodule. U kunt naar aanleiding van uitgebreide zoekcriteria mailinglijsten samenstellen, die u vervolgens ver- werkt tot persoonlijke brieven, faxen, e-mail, etiketten en SMS-berichten. Het gehele mailingtraject is nauwkeurig en duidelijk in beeld gebracht en ieder deel van het traject apart benaderbaar. Zo weet u precies welke relatie zich in welk stadium bevindt en welke de volgende stap zal zijn.

Goede planning is méér dan het halve werk! Onze overzichtelijke planningsmodule bestaat uit een uitgebreide elektronische agenda met dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse overzichten. "Mijn collega zal u straks zelf even terugbellen, ik kan momenteel namelijk niet zijn agenda inzien..." Uiterst vervelend! Daarom is het grote voordeel van de Voffice-agenda, dat u met een simpele muisklik kunt wisselen tussen de persoonlijke en gezamenlijke agenda: zo kunt u steeds de agenda van uzelf en uw collega's raadplegen in gevallen waar dat nodig is. Thuis, bij klanten en in de auto.